Zgodnie z decyzją Kanclerza UJ od dnia 01.12.2015 roku wszyscy pracownicy etatowi jednostek Administracji Centralnej bez Collegium Medicum (Pion Rektora, Piony Prorektorów, Pion Kanclerza, Pion Kwestora) zobligowani są do składnia wniosków wyjazdowych (krajowych) przez Portal Informacyjny.

Nowa funkcjonalność automatyzuje niektóre czynności oraz wprowadza elektroniczny proces akceptacji wniosku wyjazdowego oraz rozliczenia. W szczególności dotyczy to sytuacji:

• wysłanie wniosku wyjazdowego skutkuje automatycznym utworzeniem rezerwacji środków (obliga),
• po akceptacji wniosku zostaje zaewidencjonowana nieobecność w systemie HR,
• w przypadku wypłaty zaliczki dla pracownika, po akceptacji wniosku zostaje utworzone żądanie zaliczki będące podstawą do wypłaty środków pracownikowi,
• zaakceptowanie rozliczenia podróży skutkuje utworzeniem dokumentu księgowego.

Poniżej przedstawiono szczegółowy opis procesu wnioskowania i rozliczania podróży służbowej (krajowej):

1. Złożenie wniosku wyjazdowego na Portalu Informacyjnym przez pracownika

W przypadku tworzenia wniosku wyjazdowego z planowanymi kosztami należy skorzystać z instrukcji Proces składania wniosku o podróż krajową".
Jeśli podróż jest bezkosztowa lub wydatki zostaną podane dopiero przy rozliczeniu (w tym przypadku pracownik nie ma gwarancji zwrotu poniesionych kosztów delegacji) szczegóły można uzyskać w dokumencie "Proces składania wniosku o podróż krajową bez planowanych kosztów".
W przypadku pojawienia się wydatku płatnego przed wyjazdem, np. opłata konferencyjna, hotel etc. wniosek musi być już utworzony, ponieważ na fakturze należy podać numer i pozycję rezerwacji środków związanej z wnioskiem wyjazdowym. Jeśli w trakcie tworzenia wniosku o podróż posiadamy już jakieś dokumenty/faktury to skanujemy je i podłączamy pod wniosek elektroniczny. Oryginały dokumentów należy tak jak dotychczas niezwłocznie dostarczyć do Sekcji Weryfikacji i Kontroli.

UWAGA!
Nie ma konieczności drukowania wniosku wyjazdowego.

2. Elektroniczna akceptacja wniosku wyjazdowego

Informacja o konieczność akceptacji/odrzucenia wysyłana jest mailem z możliwością bezpośredniej akceptacji poprzez kliknięcie w odpowiedni link. Równolegle wniosek do akceptacji pojawia się na Centralnej liście roboczej na Portalu Informacyjnym.

3. Ewidencja faktury lub innego dokumentu kosztowego

W przypadku faktur przelewowych i gotówkowych (poza fakturą gotówkową za hotel) należy wprowadzić je do systemu SAP w transakcji FV60 (tak jak dotychczas) z powołaniem się na numer i pozycję rezerwacji środków związanej z wnioskiem wyjazdowym (na dokumencie papierowym również musi być adnotacja o numerze rezerwacji środków).
Jeśli jakaś płatność dokonywana byłaby na podstawie przedpłaty wówczas należy utworzyć w systemie SAP żądanie zaliczki w transakcji F-47 (tak jak dotychczas) z powołaniem się na numer i pozycję rezerwacji środków związanej z wnioskiem wyjazdowym.

4. Rozliczenie podróży przez pracownika na Portalu Informacyjnym

Rozliczenia podróży pracownik dokonuje na Portalu Informacyjnym w tym samym miejscu, gdzie był składany wniosek wyjazdowy. Szczegółowa instrukcja tego procesu znajduje się w dokumencie Proces rozliczenia wniosku o podróż krajową".

UWAGA!
Przed wysłaniem rozliczenia do akceptacji na Portalu Informacyjnym należy podpiąć skany wszystkich dokumentów związanych z rozliczeniem wyjazdu. Następnie należy wydrukować rozliczenie, podpiąć do niego oryginały dokumentów i dostarczyć je niezwłocznie do Sekcji Weryfikacji i Kontroli.

W razie problemów technicznych z wyświetlaniem aplikacji na Portalu Informacyjnym proszę o zapoznanie się z instrukcją "Widok zgodności".

UWAGA (dotyczy osób niezatrudnionych na umowę o pracę)!

Osoby zatrudnione na UJ tylko w ramach umowy cywilno-prawnej nie będą miały z definicji dostępu do Portalu Informacyjnego. Wcześniej te osoby muszą spełnić następujące warunki:

1. Osoba musi wiedzieć, że ma wprowadzoną umowę cywilno-prawną do modułu HR.
2. Osoba kontaktuje się osobiście z Pomocą Informatyczną UJ (ul. Straszewskiego 25/4a) z dowodem osobistym w celu utworzenia maila w domenie uj.edu.pl.
3. Na drugi dzień po nadaniu adresu mailowego (pkt.2) Osoba wysyła ze swojej skrzynki pocztowej mail na adres sapiens.basis@uj.edu.pl z prośbą o nadanie dostępu do Portalu Informacyjnego. Dla szybszego procedowania sprawy prosimy użyć następującego tematu wiadomości: "Dostęp do podróży służbowych dla UCP".

Osoby nie posiadające ani umowy o pracę ani umowy cywilno-prawnej z UJ nie są objęte pilotażem. W takich przypadkach wyjazdy krajowe powinny być rozliczane na dotychczasowych zasadach.

Dodano: 2015-12-01 08:00:00

« Wstecz