Zgodnie z decyzją Zastępcy Kanclerza UJ ds. Collegium Medicum od dnia 01.07.2016 roku wszyscy pracownicy etatowi jednostek Administracji UJ CM zobligowani są do składnia wniosków wyjazdowych (krajowych) przez Portal Informacyjny.

Nowa funkcjonalność automatyzuje niektóre czynności oraz wprowadza elektroniczny proces akceptacji wniosku wyjazdowego oraz rozliczenia. W szczególności dotyczy to sytuacji:

• zaakceptowanie elektronicznego wniosku o podróż służbową przez wszystkie osoby w ścieżce akceptacji skutkuje automatycznym utworzeniem rezerwacji środków (obliga),
• po akceptacji wniosku zostaje zaewidencjonowana nieobecność w systemie HR,
• w przypadku wypłaty zaliczki dla pracownika, po akceptacji wniosku zostaje utworzone żądanie zaliczki będące podstawą do wypłaty środków pracownikowi,
• zaakceptowanie rozliczenia podróży skutkuje utworzeniem dokumentu księgowego.

Poniżej przedstawiono szczegółowy opis procesu wnioskowania i rozliczania podróży służbowej (krajowej):

1. Złożenie wniosku wyjazdowego na Portalu Informacyjnym przez pracownika

W przypadku tworzenia wniosku wyjazdowego z planowanymi kosztami należy skorzystać z instrukcji Proces składania wniosku o podróż krajową »
Jeśli podróż jest bezkosztowa lub wydatki zostaną podane dopiero przy rozliczeniu (w tym przypadku pracownik nie ma gwarancji zwrotu poniesionych kosztów delegacji) szczegóły można uzyskać w dokumencie Proces składania wniosku o podróż krajową bez planowanych kosztów »
W przypadku pojawienia się wydatku płatnego przed wyjazdem, np. opłata konferencyjna, hotel etc. wniosek musi być już utworzony, ponieważ na fakturze należy podać numer i pozycję rezerwacji środków związanej z wnioskiem wyjazdowym. Jeśli w trakcie tworzenia wniosku o podróż posiadamy już jakieś dokumenty/faktury to skanujemy je i podłączamy pod wniosek elektroniczny. Oryginały dokumentów należy tak jak dotychczas niezwłocznie dostarczyć do Działu Księgowości i Rozliczeń CM.

UWAGA!
Nie ma konieczności drukowania wniosku wyjazdowego.

2. Elektroniczna akceptacja wniosku wyjazdowego

Informacja o konieczność akceptacji/odrzucenia wysyłana jest mailem z możliwością bezpośredniej akceptacji poprzez kliknięcie w odpowiedni link. Równolegle wniosek do akceptacji pojawia się na Centralnej liście roboczej na Portalu Informacyjnym. 

3. Ewidencja faktury lub innego dokumentu kosztowego

W przypadku faktur przelewowych i gotówkowych (poza fakturą gotówkową za hotel) należy wprowadzić je do systemu SAP w transakcji FV60 (tak jak dotychczas) z powołaniem się na numer i pozycję rezerwacji środków związanej z wnioskiem wyjazdowym (na dokumencie papierowym również musi być adnotacja o numerze rezerwacji środków). Jeśli jakaś płatność dokonywana byłaby na podstawie przedpłaty wówczas należy utworzyć w systemie SAP żądanie zaliczki w transakcji F-47 (tak jak dotychczas) z powołaniem się na numer i pozycję rezerwacji środków związanej z wnioskiem wyjazdowym. 

4. Rozliczenie podróży przez pracownika na Portalu Informacyjnym

Rozliczenia podróży pracownik dokonuje na Portalu Informacyjnym w tym samym miejscu, gdzie był składany wniosek wyjazdowy. Szczegółowa instrukcja tego procesu znajduje się w dokumencie Proces rozliczenia wniosku o podróż krajową »

UWAGA!
Przed wysłaniem rozliczenia do akceptacji na Portalu Informacyjnym należy podpiąć skany wszystkich dokumentów związanych z rozliczeniem wyjazdu. Następnie należy wydrukować rozliczenie, podpiąć do niego oryginały dokumentów i dostarczyć je niezwłocznie do Działu Księgowości i Rozliczeń CM. 

W razie problemów technicznych z wyświetlaniem aplikacji na Portalu Informacyjnym proszę o zapoznanie się z instrukcją Widok zgodności »

Dodano: 2016-09-21 11:45:00

« Wstecz