Zgodnie z przyjętym harmonogramem od dnia 15 czerwca 2020 roku na wybranych jednostkach UJ (Wydział Chemii, Wydziała Zarządzania i Komunikacji Społecznej, jednostki z Pionu Prorektora ds. badań naukowych i funduszy strukturalnych, niektóre jednostki z Pionu Kanclerza) rozpoczął się pilotaż składania wniosków o umowy cywilno-prawne przez Portal Informacyjny.
5 października 2020 r. do pilotażu dołączyły następujące jednostki: Wydział Fizyki, Astronomii i Informatyki Stosowanej, Wydział Matematyki i Informatyki, Wydział Filozoficzny, Wydział Filologiczny, Wydział Biochemii, Biofizyki i Biotechnologii.

Nowa funkcjonalność automatyzuje niektóre czynności oraz wprowadza elektroniczny proces akceptacji wniosku UCP. W szczególności dotyczy to sytuacji:

• utworzenie elektronicznego wniosku UCP skutkuje automatycznym utworzeniem rezerwacji środków (obliga),
• elektroniczna akceptacja wniosku przyspiesza proces zatwierdzania dokumentu (już bez konieczności jego drukowania),
• po akceptacji wniosku zostaje zaewidencjonowany wpis (umowa) w module HR,
• po akceptacji wniosku jest możliwość wydruku umowy/rachunku (odpowiednie formularze) z częściowo wypełnionymi informacjami pobranymi z zaakceptowanego dokumentu,
• możliwość tworzenia wniosków z wzorca

Poniżej przedstawiony jest opis procesu:

1. Utworzenie wniosku UCP
Szczegółowa instrukcja opisu tworzenia wniosku znajduje się tutaj »
UWAGA! Nie ma konieczności drukowania zaakceptowanego wniosku.

2. Elektroniczna akceptacja wniosku UCP
Informacja o konieczności akceptacji/odrzucenia wysyłana jest (tak jak w innych procesach elektronicznych) mailem z możliwością bezpośredniej akceptacji poprzez kliknięcie w odpowiedni link. Równolegle wniosek do akceptacji pojawia się na Centralnej Liście Roboczej na Portalu Informacyjnym.

3. Podpisanie umowy
Do zatwierdzonego wniosku istnieje możliwość wydruku dedykowanych formularzy umów/rachunków z częściowo wypełnionymi danymi. Oczywiście dokumenty umowy/rachunków musza zostać dostarczone do Działu Spraw Osobowych.

Jeśli w trakcie procesu elektronicznej akceptacji wniosku bądź już po jej zakończeniu istnieje konieczność wprowadzenia zmian lub usunięcia wniosku, należy w zależności od sytuacji zastosować poniższą procedurę - Procedura zmian dla wniosków złożonych na PI »

W razie ewentualnych problemów (technicznych, merytorycznych) związanych z powyższym procesem podczas etapu pilotażu, nadal możliwe będzie zastosowanie dotychczasowego obiegu papierowego.

Wsparcia technicznego w zakresie obsługi i działania aplikacji udziela Centrum Rozwoju Systemów Zintegrowanych UJ (012 663 50 10 oraz sapiens.kadry@uj.edu.pl). Najczęściej pojawiające się problemy i sposoby ich rozwiązania można znaleźć w części - Pytania i odpowiedzi »

Dodano: 2020-06-16 13:00:00

« Wstecz