CRSZ » Komunikaty »

Nowa procedura ewidencji dokumentów w systemie SAP związanych z podróżami służbowymi

Od dnia 24.09.2012 r. zostają wprowadzone zmiany zasad ewidencjonowania w systemie SAP dokumentów związanych z podróżami służbowymi m.in. rezerwacji środków, żądań zaliczek i faktur.

Zmiany dotyczą:
 
- nowego rodzaju dokumentu rezerwacji środków dla podróży służbowych,
- rozbijania łącznej kwoty delegacji na pozycje w rezerwacji środków, zgodnie z rodzajami wydatków (świadczeń),
- zmian w transakcji F-47 „żądanie zaliczki”,
- rodzaju dokumentów przy wprowadzaniu wstępnie faktur związanych z podróżą służbową,
- wyboru dostawcy przy wstępnym wprowadzaniu dokumentów związanych z podróżą służbową.
 
Poniżej szczegółowy opis procedury wprowadzania dokumentów:
 
krok pierwszy (JEDNOSTKA): wprowadzenie do systemu rezerwacji środków:
 
Obligo wprowadzamy używając nowego rodzaju dokumentu „13”.
 
W przypadku podróży zagranicznej tworzymy rezerwację z podziałem na pozycje odpowiadające odpowiednim rodzajom świadczeń (wydatków) z wniosku wyjazdowego.
 
W przypadku podróży krajowej tworzymy rezerwację z podziałem dla świadczeń, które będą płacone przed wyjazdem, np. przedpłata do firmy. Po przyjeździe dopisujemy do istniejącej rezerwacji pozycje dotyczące pozostałych świadczeń (wcześniej nie do końca możliwych do określenia), np. diety, ryczałty. W rezultacie cała kwota przeznaczona na wyjazd krajowy powinna mieć odzwierciedlenie w jednej rezerwacji środków.
 
Szczegóły znajdują się w instrukcji: Tworzenie rezerwacji dla podróży służbowych »
 
Uwaga! Obliga należy bezwzględnie zakładać w walucie PLN, z tolerancją w górę 10% (dotyczy podróży zagranicznych) ze względu na możliwe wahania kursów walut, co pozwoli uniknąć uzupełniania oblig o różnice kursowe.
 
krok drugi (JEDNOSTKA): wprowadzenie żądania zaliczki:

Uwaga! W przypadku wypłaty zaliczki w walucie obcej dla pracownika nie tworzymy w systemie żądania zaliczki. Szczegóły postępowania znajdują się na stronie Działu Współpracy Międzynarodowej www.uj.edu.pl/nauka/wspolpraca-miedzynarodowa/wyjazdy-zagraniczne/zaliczka-w-walucie-obcej

Żądanie zaliczki wprowadzamy w transakcji F-47. Nie wypełniamy pola stanowisko finansowe i pozycja finansowa, tylko pole „wstępna rezerwacja”, gdzie wpisujemy nr i pozycję rezerwacji z kroku pierwszego.
Jeśli zaliczka dla pracownika (lub przedpłata do kontrahenta) będzie dotyczyła więcej niż jednego rodzaju świadczenia, wówczas należy utworzyć odpowiednią ilość pozycji w żądaniu zaliczki powołując się w każdej z nich na odpowiedni numer i pozycję rezerwacji. Wykorzystujemy w tym celu ikonę „Nowa pozycja”).
Nie należy tworzyć na każdy rodzaj wydatku osobnego dokumentu żądania zaliczki, tylko jedno żądanie z wieloma pozycjami!
 
Szczegóły znajdują się w instrukcji: Żądanie zaliczki – wiele pozycji »
 
krok trzeci (KWESTURA): ewidencja wypłaconej zaliczki dokonywana przy rozksięgowywaniu wyciągu bankowego.
Kwota zaliczki pojawi się  wówczas w raporcie FM-owym w kolumnie „Płatności”.

krok czwarty (JEDNOSTKA/KWESTURA): ewidencja faktury lub innego dokumentu kosztowego z powołaniem się na rezerwację środków i pozycję (tak jak dotychczas wpisujemy numer obliga na papierowym dokumencie kosztowym).
 
Wszystkie dokumenty związane z wyjazdami służbowymi (czy to faktury od firmy, czy rozliczenie z pracownikiem) wprowadzamy w transakcji FV60 zawsze z rodzajem dokumentu z końcówką *D (w zależności od źródła).
 
Wybór dostawcy przy wprowadzaniu dokumentów związanych z delegacją jest następujący:
- dla wszystkich faktur przelewowych i gotówkowych (poza fakturą gotówkową za hotel) dostawcą jest kontrahent z faktury,
- w pozostałych przypadkach dostawcą jest pracownik (rozliczenie z pracownikiem).
 
krok piąty (KWESTURA): rozliczenie faktury i zaliczki.
 
Wprowadzone zmiany umożliwią prawidłowe ewidencjonowanie obciążeń budżetów oraz uproszczą analizowanie dokumentów i rozliczeń dotyczących podróży służbowych.
 
Uwaga:
W przypadku pytań lub dodatkowych wyjaśnień odnośnie powyższej procedury, prosimy o kontakt z Centrum Rozwoju Systemów Zintegrowanych UJ (Zespół FI, bądź Zespół Szkoleń).

Dodano: 2012-09-21 05:48:01

 
© 2013-2020 - Centrum Rozwoju Systemów Zintegrowanych Uniwersytetu Jagiellońskiego