CRSZ » Komunikaty »

Zmiana procedury ewidencji dokumentów w systemie SAP związanych z podróżami służbowymi

W związku z koniecznością ujednolicenia ewidencji księgowej dokumentów (regulowanej przepisami dotyczącymi Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK) od dnia 4 marca 2017 roku zostaną wprowadzone zmiany zasad ewidencjonowania w systemie SAP dokumentów dotyczących podróży służbowych.

1/ Podróże służbowe zagraniczne oraz krajowe rozliczane poza Portalem Informacyjnym

Zmiany dotyczą wyboru dostawcy przy wstępnym wprowadzaniu dokumentów związanych z podróżą służbową.

Wszystkie dokumenty związane z wyjazdami służbowymi (czy to faktury od firmy, czy rozliczenie z pracownikiem) wprowadzamy w transakcji FV60 zawsze z rodzajem dokumentu z końcówką *D (w zależności od źródła). Wybór dostawcy przy wprowadzaniu dokumentów związanych z delegacją jest następujący:

- dla wszystkich faktur przelewowych i gotówkowych dostawcą jest kontrahent z faktury,

- w pozostałych przypadkach dostawcą jest pracownik (rozliczenie z pracownikiem).

UWAGA! Krajowe podróże służbowe są obsługiwane poza Portalem Informacyjnym tylko w ściśle określonych przypadkach (szczegóły w komunikacie »)

2/ Podróże służbowe krajowe rozliczane przez Portal Informacyjny

W celu prawidłowego rozliczania wyjazdów służbowych krajowych w aplikacji do obsługi podróży służbowych w PI zostały zmodyfikowane dostępne sposoby płatności. Szczegóły można znaleźć w komunikacie »

Poniżej znajduje się szczegółowy opis procedury wprowadzania dokumentów:

krok pierwszy (JEDNOSTKA): wprowadzenie do systemu wniosku o podróż służbową krajową

Wnioski wyjazdowe są wprowadzane do systemu przez delegowanego lub przez osobę do tego wyznaczoną.

Na wniosku konieczne jest wskazanie przynajmniej tych wydatków, które muszą być opłacone przed wyjazdem. System automatycznie utworzy na nie rezerwację środków. Po przyjeździe dodatkowe wydatki należy wskazać w rozliczeniu podróży służbowej - system automatycznie dopisze je do rezerwacji środków.

Szczegóły dot. tworzenia wniosku o podróż służbową krajową znajdują się w instrukcji »

Szczegóły dot. rozliczania podróży służbowej krajowej znajdują się w instrukcji »

Uwaga! Obligo zawsze jest tworzone w walucie PLN.

krok drugi (JEDNOSTKA): wprowadzenie żądania zaliczki

W przypadku wypłaty zaliczki dla pracownika jednostka nie wprowadza do systemu żądania zaliczki. Jest ono automatycznie tworzone przez system po zaakceptowaniu elektronicznego wniosku o podróż służbową.

Jeżeli w związku z wyjazdem służbowym konieczne jest uiszczenie przedpłaty dla odbiorcy zewnętrznego jednostka wprowadza do systemu żądanie zaliczki w transakcji F-47 z powołaniem się na numer i właściwą pozycję rezerwacji środków utworzonej automatycznie przez system. Wydatek, który musi być w ten sposób opłacony, powinien zostać wskazany na wniosku wyjazdowym ze sposobem płatności "Płatność przez Uczelnię".

krok trzeci (JEDNOSTKA/KWESTURA): ewidencja faktury lub innego dokumentu księgowego z powołaniem się na numer i pozycję rezerwacji środków utworzonej automatycznie przez system (tak jak dotychczas wpisujemy numer obliga na papierowym dokumencie kosztowym).

Dokumenty dotyczące rozliczenia z pracownikiem (diety, ryczałty oraz bilety) generują się automatycznie po zaakceptowaniu rozliczenia podróży. Takie wydatki powinny zostać wprowadzone na wniosku/rozliczeniu podróży służbowej ze sposobem płatności "Ryczałty i bilety ze środków delegowanego do zwrotu przez Uczelnię".

Wszystkie faktury/rachunki związane z rozliczeniem wyjazdu służbowego (mi.in. faktura za nocleg, opłatę konferencyjną, przejazd taksówką, faktura za bilety) powinny zostać wstępnie wprowadzone przez jednostkę w transakcji FV60 zawsze z rodzajem dokumentu z końcówką *D (w zależności od wskazanego źródła finansowania). Dla wszystkich faktur przelewowych i gotówkowych dostawcą jest kontrahent z faktury.

Wydatki opłacane na podstawie faktur powinny zostać wprowadzone na wniosku/rozliczeniu podróży służbowej z następującymi sposobami płatności: - wydatki opłacone przez delegowanego z własnych środków - "Faktury ze środków delegowanego do zwrotu przez Uczelnię"

- wydatki opłacane bezpośrednio przez Uniwersytet Jagielloński - "Płatność przez Uczelnię".

- wydatki opłacone służbową kartą Visa Business - "Płatność kartą Visa Business".

krok czwarty (KWESTURA): rozliczenie faktur i zaliczek

Uwaga:

W przypadku pytań lub dodatkowych wyjaśnień odnośnie powyższej procedury, prosimy o kontakt z Centrum Rozwoju Systemów Zintegrowanych UJ (12 663 32 51, 12 663 32 61, sapiens.finanse@uj.edu.pl).

Dodano: 2017-02-27 13:50:00

 
© 2013-2020 - Centrum Rozwoju Systemów Zintegrowanych Uniwersytetu Jagiellońskiego