Zgodnie z komunikatem nr 35 Prorektora UJ ds. współpracy międzynarodowej z dnia 8 grudnia 2020 roku, od 1 stycznia 2021 roku pracownicy etatowi, osoby zatrudnione na podstawie umowy cywilno-prawnej oraz doktoranci kształcący się w szkołach doktorskich są zobligowani do składania zagranicznych wniosków wyjazdowych przez Portal Informacyjny (nie dotyczy Collegium Medicum).

Aplikacja, podobnie jak w przypadku podróży krajowych, automatyzuje niektóre czynności oraz wprowadza elektroniczny proces akceptacji wniosku wyjazdowego oraz rozliczenia:


- wysłanie wniosku wyjazdowego do akceptacji skutkuje automatycznym utworzeniem rezerwacji środków tj. obliga,

- po akceptacji wniosku zostaje zaewidencjonowana nieobecność w systemie HR,

- zaakceptowanie rozliczenia podróży skutkuje utworzeniem dokumentu księgowego (dotyczy wydatków rozliczanych z pracownikiem).



Poniżej znajduje się szczegółowy opis procesu wnioskowania i rozliczania podróży zagranicznej:


1. Złożenie wniosku wyjazdowego.

Przed wyjazdem w podróż zagraniczną pracownik powinien złożyć wniosek w Portalu Informacyjnym. Wniosek należy złożyć z odpowiednim wyprzedzeniem, ostateczny termin złożenia wniosku przez osobę wyjeżdżającą to dzień przed rozpoczęciem podróży.

Wnioskować można w dwóch wariantach:

- Wniosek bez planowania kosztów należy złożyć w sytuacji, jeżeli w związku z wyjazdem uczelnia nie będzie ponosiła żadnych kosztów, tj pracownik sam opłaca sobie wyjazd lub wszystkie świadczenia będzie miał zapewnione przez instytucję zapraszającą.

- Wniosek z planowaniem kosztów (instrukcja ») należy złożyć, jeżeli w związku z wyjazdem uczelnia pokrywa koszty wyjazdu, tj np. koszt biletu, opłaty za hotel, opłaty konferencyjnej, diet i innych wydatków związanych z wyjazdem.

Wprowadzenie wydatków na etapie wnioskowania daje gwarancję późniejszego zwrotu poniesionych kosztów.

UWAGA! Nie ma konieczności drukowania wniosku wyjazdowego.



2. Elektroniczna akceptacja wniosku wyjazdowego.

Informacja o konieczności akceptacji bądź odrzuceniu wniosku, wysyłana jest mailem z możliwością bezpośredniej akceptacji poprzez kliknięcie w odpowiedni link. Równolegle wniosek pojawia się na Centralnej Liście Roboczej w Portalu Informacyjnym.



3. Ewidencja faktury lub innego dokumentu kosztowego.

W przypadku faktur przelewowych i gotówkowych wystawionych na UJ należy je wstępnie wprowadzić do systemu SAP (transakcja FV60). W opisie dokumentu papierowego należy powołać się na numer i pozycję rezerwacji środków automatycznie wygenerowanej przez system do wniosku wyjazdowego.

Jeżeli istnieje konieczność dokonania płatności na podstawie przedpłaty, wówczas należy utworzyć w systemie SAP żądanie zaliczki (transakcja F-47) z powołaniem się na numer i pozycję rezerwacji środków automatycznie wygenerowanej przez system do wniosku wyjazdowego.



4. Rozliczenia podróży przez pracownika na Portalu Informacyjnym.

Rozliczenia podróży służbowej (instrukcja ») należy dokonać w Portalu Informacyjnym, w tym samym miejscu, gdzie był składany wniosek wyjazdowy.


UWAGA! Przed wysłaniem rozliczenia do akceptacji w Portalu Informacyjnym, należy dołączyć skany wszystkich dokumentów związanych z rozliczeniem wyjazdu. Wszystkie faktury VAT wystawione na UJ związane z rozliczeniem, przed zeskanowaniem należy wstępnie wprowadzić do systemu SAP (transakcja FV60), a informację o numerze dokumentu nadanym przez system należy umieścić na pierwszej stronie faktury.

Zgodnie z komunikatem Komunikat nr 6 Kwestora UJ z dnia 27 stycznia 2021 roku, oryginały dokumentów związanych z wyjazdami krajowymi i zagranicznymi przekazywanych do rozliczenia za pośrednictwem Portalu Informacyjnego UJ powinny być przechowywane przez jednostkę.
Nie ma konieczności drukowania rozliczenia.



Wsparcia technicznego w zakresie obsługi aplikacji udziela Centrum Rozwoju Systemów Zintegrowanych UJ (tel. 12 663 5006, 12 663 5007, sapiens.finanse@uj.edu.pl).
Wsparcia merytorycznego w zakresie obsługi aplikacji udziela Dział Współpracy Międzynarodowej UJ:



Katarzyna Dziwirek tel. 12 663 1229 katarzyna.dziwirek@uj.edu.pl

Agnieszka Gzyl tel. 12 663 3036 agnieszka.gzyl@uj.edu.pl

Joanna Kliś tel. 12 663 1475 joanna.klis@uj.edu.pl

Iwona Sadowska tel. 12 663 1273 i.sadowska@uj.edu.pl

Dorota Słowik tel. 12 663 1104 dorota.slowik@uj.edu.pl



Najczęściej pojawiające się problemy i sposoby ich rozwiązania można znaleźć w części Pytania i odpowiedzi »



Osoby niewymienione w komunikacie nr 35 Prorektora UJ ds. współpracy międzynarodowej z dnia 8 grudnia 2020 roku (np. doktoranci kształcący się w starym trybie) wypełniają wnioski wyjazdowe papierowe.

Dodano: 2021-02-12 11:40:00

« Wstecz